Midden in de dynamiek van Kempenhaeghe ondersteun je de raad van bestuur op het hoogste niveau. Als bestuurssecretaresse ben je veel meer dan een organisatorisch talent. Je bent een vertrouwde sparringpartner, een belangrijke schakel binnen de organisatie en de rechterhand van de bestuurders.

Met jouw organisatiesensitiviteit, overzicht en proactieve houding beweeg je moeiteloos tussen complexe agenda's, bestuurlijke vraagstukken en uiteenlopende belangen. Je denkt vooruit, houdt overzicht en zorgt ervoor dat bestuurders optimaal worden ondersteund in hun dagelijkse werkzaamheden.

Samen met een collega vorm je het secretariaat van de raad van bestuur. Jullie beheren gezamenlijk de mailboxen van beide bestuurders, stemmen werkzaamheden af en zorgen voor continuïteit. Je krijgt de ruimte om écht van betekenis te zijn voor de zorg, het onderwijs en de dienstverlening van vandaag én morgen.

Wat ga je doen

Als bestuurssecretaresse van de raad van bestuur voer je regie op complexe agenda's, bewaak je prioriteiten en zorg je ervoor dat afspraken, overleggen en informatiestromen soepel verlopen. Je werkt daarin nauw samen met de bestuurssecretaris.

Je bent dagelijks in contact met managers, interne afdelingen, de medezeggenschaps- en adviesraden en externe relaties en weet wat er speelt binnen de organisatie.

Als bestuurssecretaresse ga je elke uitdaging aan:

• Weten wanneer je kan meedenken of doorpakken.
• Creëren van overzicht.
• Spin in het web zijn.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt en visitekaartje van de Raad van Bestuur.
• Regie voeren op complexe agenda's en mailboxen van de bestuurders.
• Voorbereiden, plannen en organiseren van bestuurlijke overleggen, vergaderingen en bijeenkomsten.
• Coördineren van vergaderingen van onder andere de raad van bestuur, raad van toezicht, het Directie Beraad+.
• Samenstellen en bewaken van vergaderstukken, actiepunten en besluitvorming.
• Notuleren van vergaderingen en opstellen van actie- en besluitenlijsten.
• Opstellen en verwerken van correspondentie, documenten en presentaties.
• Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders.
• Ondersteunen bij governance- en compliancevraagstukken.
• Bijdragen aan de verdere professionalisering van werkprocessen binnen het secretariaat.

Afhankelijk van jouw kwaliteiten en interesses is er ruimte om aanvullende werkzaamheden op te pakken, zoals crisiscommunicatie of andere bestuurlijke aandachtsgebieden.

Als persoon ben je

Je bent een stevige en zelfstandige professional die vooruitdenkt, initiatief neemt en gemakkelijk schakelt tussen verschillende belangen en gesprekspartners. Je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, stelt prioriteiten en houdt overzicht, ook wanneer de dynamiek van de dag daarom vraagt.

Je communiceert helder, durft kritische vragen te stellen en bent een prettige en betrouwbare samenwerkingspartner. Daarbij ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en neem je eigenaarschap voor je werk.

Daarnaast:

• heb je hbo werk- en denkniveau;
• heb je ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse, executive assistant of senior managementassistent binnen een complexe organisatie;
• ben je organisatorisch sterk en werk je nauwkeurig;
• kun je goed prioriteiten stellen;
• ben je vaardig met MS Office, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint;
• maak je gemakkelijk gebruik van digitale hulpmiddelen en AI-toepassingen.

Heb je nog geen ervaring als bestuurssecretaresse, maar wel als ervaren managementassistent of officemanager binnen een complexe omgeving? Dan nodigen we je van harte uit om te reageren.

Daarom past deze functie jou

Je krijgt energie van een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt. Je houdt van organiseren, ontzorgen en werken dicht op bestuurlijke processen. Samen zorgen we ervoor dat de bestuurders zich kunnen richten op waar het uiteindelijk om draait: de best mogelijke zorg, onderwijs en dienstverlening voor onze cliënten.Je krijgt energie van een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt. Je houdt van organiseren, ontzorgen en werken dicht op bestuurlijke processen. Samen zorgen we ervoor dat de bestuurders zich kunnen richten op waar het uiteindelijk om draait: de best mogelijke zorg, onderwijs en dienstverlening voor onze cliënten.

Wat bieden wij jou

• Een dienstverband voor bepaalde tijd, met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een dienstverband van 32 uur per week.
• Een salaris in FWG 50, maximaal € 4.914 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband, afhankelijk van kennis en ervaring.
• Vakantietoeslag én eindejaarsuitkering van beide 8,33%.
• Een uitgebreid meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld voor een sportabonnement of mobiele telefoon.

Informatie en sollicitatie

Voor meer inhoudelijke informatie over de functie neem je contact op met Astrid van den Nieuwenhof, secretaresse raad van bestuur, via T. 040-2279 198 of M. 06-5181 5682. 

Heb je nog vragen, bel of app me dan gerust!
Chantal Simar, Recruitment Business Partner
M. 06-51142379
E. simarc@kempenhaeghe.nl

Heb je nog vragen, bel of app me dan gerust!
Paul Verhaeg, Recruitment Business Partner
M. 06-13325079
E. verhaegp@kempenhaeghe.nl

Ben je geïnteresseerd?

We zien je reactie dan graag voor 23 november a.s. via bijgaande link tegemoet. 
Bereikbaarheid: 15 min. vanaf Weert, dus ook goed bereikbaar vanuit Limburg.